Mời đầu luôn là lời chào.
Cách mở đầu thường gặp nhất dành cho các email nói chung là “Dear Ms./Mrs/Mr. + họ của người nhận” Trong trường hợp bạn không biết tên của người nhận email, hãy sử dụng lời chào mở đầu “Dear Sir/Madam”.
Cảm ơn ở cuối là sai lầm, hãy để nó ở đầu email
Hãy cho người đọc ấn tượng đầu tiên là thành ý của bạn. Vì vậy, khi viết cảm ơn ở đầu email sẽ là một tín hiệu tích cực cho thấy thiện ý của bạn. Ví dụ: “Thank you for contacting X Company” (hoặc “Thank you for your prompt”, “Thank you for getting back to me” khi bạn đang trả lời một email phản hồi). Từ đó, người nhận có thể là nhà tuyển dụng, thầy cô, đối tác sẽ cảm thấy thoải mái, gây được ấn tượng chuyên nghiệp và dễ dàng tiếp cận với thông tin bên dưới mình đề cập. Đây là một nguyên tắc nên tuân thủ.
Nêu rõ mục đích của bạn
Để tiết kiệm thời gian của người đọc, bạn nên để cập thẳng vào mục đích của mình sau khi hoàn thành các thủ tục mang tính xã giao lịch sự. Bắt đầu bằng “I am writing to enquire about…” (Tôi viết thư này để hỏi về…) hoặc “I am writing in reference to …” (Tôi viết email này để nói về việc…)
Sau đó liên tục triển khai các câu ngắn, rõ rành và rành mạch. Đặc biệt khi viết email bạn phải chú ý đến các lỗi chính tả, ngữ pháp, quy tắc chấm phẩy. Email dành cho công việc thì không nên viết tắt bất cứ cấu trúc câu nào, ví dụ: thay vì viết “I’m writing to…” bạn hãy dùng “I am writing to…”.
Kết thúc bằng lời cảm ơn
Ví dụ: “Thank you for your patience and cooperation” (Cám ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của anh/chị); “Thank you for your consideration” (Cám ơn vì đã dành thời gian xem xét lời đề nghị này)
Cuối cùng, bạn có thể thêm vào các mẫu câu như “If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know” (Nếu anh có bất kỳ thắc mắc hoặc quan tâm nào, đừng ngần ngại cho tôi biết) hoặc “I look forward to hearing from you” (Tôi chờ đợi sự hồi âm từ chị).
Dùng một từ trang trọng ở trước chữ ký
Phần kết thúc email nên sử dụng “Best regards”, “Sincerely”, hoặc “Thank you” để tạo ra sự chuyên nghiệp. Nên tránh sử dụng “Best wishes” hoặc “Cheers” trong email công việc. Bước cuối cùng, hãy đảm bảo bạn đã đọc lại email lần cuối trước khi gửi để chắc chắn là không bỏ sót lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào.
Email trong công việc là phương tiện giao tiếp chính trong môi trường công sở và với khách hàng, đối tác. Để tìm hiểu rõ hơn về cách viết email chuyên nghiệp, mời bạn tham khảo ebook Viết email trang trọng bằng tiếng Anh.
>> Xem thêm:
Khóa học tiếng Anh nền tảng chuẩn Cambridge với GVBN miễn phí
Tìm hiểu khóa học tiếng Anh cho người mất căn bản
Khóa học PRE IELTS 3.0+
