fbpx

5 Lưu ý giúp bạn viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp

5 Lưu ý giúp bạn viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp

5 Lưu ý giúp bạn viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp

Viết email là kỹ năng tối thiểu của một người trưởng thành bất kể là sinh viên (viết mail cho giáo viên, đơn vị thực tập,…) hay là các nhân viên văn phòng, trong môi trường kinh doanh nói chung. Nhưng sử dụng ngôn từ hay viết trình tự thế nào để người nhận thấy được sự tôn trọng, uy tín là điều không dễ dàng. Thấu hiểu được điều đó, Ecorp English đúc kết 5 chân lý giúp bạn viết một bức email chuyên nghiệp.

5 Lưu ý giúp bạn viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp

Mời đầu luôn là lời chào.

Cách mở đầu thường gặp nhất dành cho các email nói chung là “Dear Ms./Mrs/Mr. + họ của người nhận” Trong trường hợp bạn không biết tên của người nhận email, hãy sử dụng lời chào mở đầu “Dear Sir/Madam”.

Cảm ơn ở cuối là sai lầm, hãy để nó ở đầu email

5 Lưu ý giúp bạn viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp

Hãy cho người đọc ấn tượng đầu tiên là thành ý của bạn. Vì vậy, khi viết cảm ơn ở đầu email sẽ là một tín hiệu tích cực cho thấy thiện ý của bạn. Ví dụ: “Thank you for contacting X Company” (hoặc “Thank you for your prompt”, “Thank you for getting back to me” khi bạn đang trả lời một email phản hồi). Từ đó, người nhận có thể là nhà tuyển dụng, thầy cô, đối tác sẽ cảm thấy thoải mái, gây được ấn tượng chuyên nghiệp và dễ dàng tiếp cận với thông tin bên dưới mình đề cập. Đây là một nguyên tắc nên tuân thủ.

Nêu rõ mục đích của bạn

Để tiết kiệm thời gian của người đọc, bạn nên để cập thẳng  vào mục đích của mình sau khi hoàn thành các thủ tục mang tính xã giao lịch sự. Bắt đầu bằng “I am writing to enquire about…” (Tôi viết thư này để hỏi về…) hoặc “I am writing in reference to …” (Tôi viết email này để nói về việc…)

Sau đó liên tục triển khai các câu ngắn, rõ rành và rành mạch. Đặc biệt khi viết email bạn phải chú ý đến các lỗi chính tả, ngữ pháp, quy tắc chấm phẩy. Email dành cho công việc thì không nên viết tắt bất cứ cấu trúc câu nào, ví dụ: thay vì viết “I’m writing to…” bạn hãy dùng “I am writing to…”.

Kết thúc bằng lời cảm ơn

Ví dụ: “Thank you for your patience and cooperation” (Cám ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của anh/chị); “Thank you for your consideration” (Cám ơn vì đã dành thời gian xem xét lời đề nghị này)

Cuối cùng, bạn có thể thêm vào các mẫu câu như “If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know” (Nếu anh có bất kỳ thắc mắc hoặc quan tâm nào, đừng ngần ngại cho tôi biết) hoặc “I look forward to hearing from you” (Tôi chờ đợi sự hồi âm từ chị).

Dùng một từ trang trọng ở trước chữ ký

5 Lưu ý giúp bạn viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp

Phần kết thúc email nên sử dụng “Best regards”, “Sincerely”, hoặc “Thank you” để tạo ra sự chuyên nghiệp. Nên tránh sử dụng “Best wishes” hoặc “Cheers” trong email công việc. Bước cuối cùng, hãy đảm bảo bạn đã đọc lại email lần cuối trước khi gửi để chắc chắn là không bỏ sót lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào.

Email trong công việc là phương tiện giao tiếp chính trong môi trường công sở và với khách hàng, đối tác. Để tìm hiểu rõ hơn về cách viết email chuyên nghiệp, mời bạn tham khảo ebook Viết email trang trọng bằng tiếng Anh.

>> Xem thêm:

Khóa học tiếng Anh nền tảng chuẩn Cambridge với GVBN miễn phí 

Tìm hiểu khóa học tiếng Anh cho người mất căn bản

Khóa học PRE IELTS 3.0+ 

---
HỆ THỐNG GIÁO DỤC QUỐC TẾ ECORP ENGLISH
Head Office: 26 Nguyễn Văn Tuyết, Quận Đống Đa, Hà Nội
Tel: 024. 629 36032 (Hà Nội) – 0961.995.497 (TP. HCM)
-------------------------
HÀ NỘI
ECORP Cầu Giấy: 30/10 Hồ Tùng Mậu, Cầu Giấy - 024. 62936032
ECORP Đống Đa: 20 Nguyễn Văn Tuyết, Đống Đa - 024. 66586593
ECORP Bách Khoa: 236 Lê Thanh Nghị, Hai Bà Trưng - 024. 66543090
ECORP Hà Đông: 21 Ngõ 17/2 Nguyễn Văn Lộc, Mỗ Lao, Hà Đông - 0962193527
ECORP Công Nghiệp: 63 Phố Nhổn, Nam Từ Liêm, Hà Nội - 0396903411
ECORP Sài Đồng: 50/42 Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội - 0777388663
ECORP Trần Đại Nghĩa: 157 Trần Đại Nghĩa Hai Bà Trưng, Hà Nội – 0989647722
ECORP Nông Nghiệp: 158 Ngô Xuân Quang, Gia Lâm, Hà Nội - 0869116496
- HƯNG YÊN
ECORP Hưng Yên: 21 Địa Chất, Tân Quang, Văn Lâm, Hưng Yên - 0869116496
- BẮC NINH
ECORP Bắc Ninh: Đại học May Công nghiệp – 0869116496
- TP. HỒ CHÍ MINH
ECORP Bình Thạnh: 203 Nguyễn Văn Thương, Q. Bình Thạnh – 0961995497
ECORP Quận 10: 497/10 Sư Vạn Hạnh, P.12, Quận 10, TP. HCM - 0961995497
ECORP Gò Vấp: 41/5 Nguyễn Thái Sơn, P4, Gò Vấp - 028. 66851032
Tìm hiểu các khóa học của và đăng ký tư vấn, test trình độ miễn phí tại đây.
Cảm nhận học viên ECORP English.

Chia sẻ bài viết

Bình luận

Loading Facebook Comments ...

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *